Logiciel de caisse : êtes-vous à jour ?

A partir de 2018, l’administration fiscale propose une foire aux questions pour se renseigner sur la nouvelle obligation émise aux commerçants pour l’adoption d’un logiciel de caisse sécurisé. Votre logiciel de caisse n’est pas encore à jour ? Voilà ce qu’il faut faire pour être aux normes :

Le saviez-vous ?

Les pouvoirs publics ont instauré l’obligation pour toutes les entreprises qui se servent d’un logiciel de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients, de prendre les mesures nécessaires pour bénéficier d’un système de caisse sécurisé à partir du 1er janvier 2018. Voici les 3 points à respecter vis à vis de l’Etat :

  • Obligation de conservation des données issues des systèmes de facturation depuis 3 ans
  • Tenue des comptes conforme aux réglementations fiscales en application
  • Conservation des données sous quelques formes que ce soit (papier, numérique) à condition que cette conservation ne nuise pas à la réalisation d’une vérification.

Pourquoi cette nouvelle loi ?

La nouvelle législation qui prendra effet au 1er janvier 2018 a pour objectif de sanctionner la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels qui permettent la dissimulation de recettes. La loi instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer l’ensemble des paiements de leurs clients grâce à un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisés et certifiés. Cette obligation rendra impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité. Les sanctions peuvent atteindre celles appliquées à un « trafic de stupéfiants » ou « association de malfaiteurs « .

Le conseil :

L’unique conseil que les fournisseurs de caisse enregistreuse devraient vous donner est de ne jamais tenter de frauder. Vous vous exposez à des risques beaucoup trop importants pour un gain qui n’en vaut pas la peine.

La preuve :

Pour se dédouaner de la preuve, il suffit de justifier de l’utilisation d’un logiciel sécurisé avec certificat à l’appui. Dans le cas échéant, vous encourez une amende d’un montant de 7 500€.

Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation;
  • soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Il s’agit d’un mode de preuve alternatif. Un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions ci-dessus.

Les personnes concernées :

La loi précise qu’un logiciel de gestion ou de comptabilité peut également être concerné par l’obligation dès lors qu’il comporte une fonctionnalité de caisse. En revanche, concernant les logiciels multifonctions, seules les fonctions de caisse enregistreuse devront être certifiées (comptabilité/gestion/caisse), et non l’ensemble du logiciel. L’obligation ne vise que les entreprises où les opérations sont réalisées avec des particuliers, quel que soit le mode de paiement choisi par le client. Les opérations entre professionnels n’entrent pas dans le champ d’application de cette obligation. Sont soumis à l’obligation, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Vous devez faire des démarches pour changer votre logiciel de caisse :

Vous êtes concernés par cette nouvelle loi ? Votre logiciel de caisse n’est pas aux normes ? Nous en profitons pour vous parler de Cuddl’Up : une solution pour la prise de commandes entièrement digitalisée pour votre restaurant, comprenant un logiciel de caisse sécurisé. Un moyen pour vous de répondre à cette obligation mais aussi d’augmenter votre ticket moyen et la réputation de votre établissement. Qu’en dites-vous ? Rendez-vous sur : http://www.cuddlup.fr/ pour découvrir les avantages que nous vous proposons.

Ce qu’il faut retenir de cette loi :

Considérer que le contrôle fiscal est une formalité ou qu’il est facile de dissimuler des recettes auprès des contrôleurs est une grosse erreur. Ne prenez pas ce risque et assurez-vous de n’encourir aucun problème lors d’un contrôle fiscal. Pour ce faire, il faut que votre système de caisse réponde aux critères définis par l’Etat. Voici la liste que doit absolument respecter votre outil de caisse pour être aux normes lors d’un éventuel contrôle :

  1. Capacité à éditer des tickets de caisse ainsi que des Z de caisses avec détail et TVA.
  2. Module de clôture de caisse quotidienne avec édition d’un justificatif de clôture.
  3. Impossibilité de supprimer des tickets de caisse.
  4. Impossibilité de supprimer certaines lignes comptables.
  5. Sauvegarde et sécurisation des tickets et Z de caisse.
  6. Bande de contrôle permettant de relever l’ensemble des actions réalisées sur la caisse.
  7. Accès direct aux données de surveillance : ticket, Z et bande de contrôle.
  8. Conservation des données pendant une durée minimum de 3 ans et 6 ans en cas d’enquête approfondie.
  9. Données de gestion cryptées et inviolables.
  10. Impossibilité de recours aux systèmes de stockage par clé USB.

Sources :

https://business.lesechos.fr/entrepreneurs/juridique/10960172-des-precisions-sur-l-obligation-de-s-equiper-de-logiciels-de-caisse-securises-312389.php?opyGPErdR0kLhTFk.99

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A10279

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